Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych

ZARZĄDZENIE NR 278.2024

BURMISTRZA KCYNI

z dnia 23 grudnia 2024 r.

w sprawie wprowadzenia Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych

Na podstawie art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) zarządzam, co następuje:

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. Ustala się Procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.

§ 2. 1. Niniejsza Procedura dotyczy zgłoszeń informacji o naruszeniach prawa w podmiotach, w których doszło lub może dojść do naruszenia, przy czym zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Burmistrza Kcyni.

1. Przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego, które dotyczy podmiotu, w którym doszło do naruszenia prawa, zachęca się do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych obowiązującej w tympodmiocie, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

§ 3. Ilekroć w Procedurze jest mowa o:

1.  
2. Procedurze - rozumie się przez to niniejszą Procedurę dotyczącą przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych;
3. Zespole – rozumie się przez to Zespół ds. zgłoszeń zewnętrznych;
4. zgłoszeniu zewnętrznym - należy przez to rozumieć przekazanie organowi jednostki samorządu terytorialnego jakim jest Burmistrz Kcyni lub Rzecznikowi Praw Obywatelskich informacji o naruszeniu prawa zgodnie z obowiązującą w tym organie procedurą;
5. zgłoszenie wewnętrzne - należy przez to rozumieć pisemne lub ustne zgłoszenie, przekazanie informacji na temat naruszenia do którego doszło lub może dojść wewnątrz podmiotu pracodawcy, gdzie osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała w innej organizacji, z którą utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy;
6. działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
7. działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
8. naruszeniu – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa,
9. informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
10. informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działaniach następczych i powodów takich działań;
11. kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
12. osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osobę, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osobę, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
13. ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
14. ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;
15. sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.

 Rozdział 2.
Przedmiot zgłoszenia

§ 4. W ramach Procedury rozpatrzeniu podlegają wyłącznie naruszenia prawa określone w art.3 ust. 1 ustawy.

Rozdział 3.
Sygnalista

§ 5. 1. Ochronie przewidzianej w przepisach prawa oraz w Procedurze sygnalista podlega od chwili dokonania zgłoszenia zewnętrznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa.

1. Ochronie przewidzianej w Procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).
2. W stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osoby z nim powiązanej zakazane jest stosowanie działań odwetowych pod rygorem odpowiedzialności karnej.
3. W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.
4. Dokonanie zgłoszenia przez sygnalistę nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą o sygnalistach. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, sygnalista wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
5. Środki ochrony sygnalisty dotyczą także:

• osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą;
• osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.

Rozdział 4.
Zespół ds. Zgłoszeń Zewnętrznych

§ 6. 1. Powołuje się Zespół ds. Zgłoszeń Zewnętrznych w składzie: Sekretarz Gminy, Kierownik Referatu Organizacyjnego i Obsługi Mieszkańców, Inspektor ds. kadr.

1. Członkowie Zespołu mogą działać łącznie lub oddzielnie. Decyzję w tej sprawie podejmuje Sekretarz Gminy,  po zapoznaniu się ze złożonością sprawy oraz wyłączając osoby, których dotyczy zgłoszenie. W przypadku nieobecności Sekretarza Gminy, decyzję podejmuje Kierownik Referatu Organizacyjnego i Obsługi Mieszkańców.
2. Upoważnia się członków Zespołu do:

1. przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych;
2. kontaktu z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i - w razie potrzeby - zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu;
3. przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych.

1. Upoważnieni pracownicy są obowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu podjęcia działań następczych.
2. Jeżeli zgłoszenie zewnętrze zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika, pracownik ten jest obowiązany do:

1. nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;
2. niezwłocznego przekazania zgłoszenia upoważnionemu pracownikowi - bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.

§ 7.1. W przypadku gdy Zespół, o którym mowa w § 6 nie jest w stanie samodzielnie podejmować odpowiednich działań następczych, na wniosek Zespołu, Burmistrz Kcyni może podjąć decyzję o powołaniu Komisji, wyznaczenia jej składu w tym przewodniczącego i określenia terminu zakończenia jej prac;

2. Członkiem Komisji nie może być:

1) osoba, której dotyczy to zgłoszenie;

2) osoba będąca bezpośrednim przełożonym osoby, której dotyczy zgłoszenie;

3) osoba bezpośrednio podlegająca osobie, której dotyczy zgłoszenie.

3. W sytuacji, gdy w ocenie członka Komisji zaistnieją okoliczności, które mogą rzutować na jego bezstronność w ocenie zgłoszenia, może on pisemnie zawnioskować do Burmistrza o wyłączenie z prac Komisji w prowadzonym postępowaniu wyjaśniającym, który podejmuje decyzję w tym zakresie.

4. Komisja działa kolegialnie.

5. Komisja może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w przypadku, gdy:

1) jest w oczywisty sposób niewiarygodne;

2) niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.

6. Po ustaleniu stanu faktycznego Komisja podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia, a w przypadku zgłoszeń zasadnych wydaje rekomendacje o właściwych działaniach.

7. W przypadku braku jednomyślności wnioski końcowe zapadają zwykła większością głosów. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos przewodniczącego Komisji, który głosuje jako ostatni.

8. Komisja sporządza raport końcowy, który przekazuje Zespołowi wraz z rekomendacjami co do dalszych działań.

9. Osoby wchodzące w skład komisji :

1. obowiązane są do zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych w toku obsługi zgłoszeń;
2. upoważnione są do przetwarzania danych osobowych związanych ze zgłoszeniem na podstawie dedykowanego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych związanych z obsługą zgłoszeń sygnalistów.

Rozdział 5.
Sposób przekazywania zgłoszeń

§ 8. Zgłoszenie może być dokonane za pomocą następujących kanałów zgłoszenia:

• wysłanie zgłoszenia na utworzony w tym celu adres mailowy:
• listownie (wysłanie lub dostarczenie do Sekretariatu) na adres: Urząd Miejski w Kcyni, ul. Rynek 23, 89-240 Kcynia, w zaklejonej dodatkowej kopercie z napisem „sygnalista zewnętrzny” w której będzie znajdowała się treść zgłoszenia zewnętrznego. Zaklejoną wewnętrzną kopertę osoba odbierająca pocztę w Urzędzie, jest zobowiązana niezwłocznie przekazać Sekretarzowi Gminy, a w razie jego nieobecności innej osobie upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.

§ 9. 1. Procedura przejmowania zgłoszeń nie obejmuje możliwości dokonywania zgłoszeń anonimowych.

2. W przypadku wpłynięcia zgłoszenia anonimowego pozostawia się je bez rozpoznania i nie ujmuje w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

Rozdział 6.
Treść zgłoszenia

§ 10. 1. Zgłoszenie powinno zawierać  następujące informacje:

• dane sygnalisty (
• szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa, w tym dane identyfikacyjne osób, które dopuściły się naruszenia prawa (np.  imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy);
• dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne)

e) wskazanie dowodów lub/i świadków o ile występują.

2. Zgłoszenie w miarę możliwości winno być złożone na formularzu. Wzór formularza zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Procedury.

3. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku ze zgłoszeniem naruszenia stanowi załącznik nr 2 do Procedury.

Rozdział 7.
Sposób postępowania z otrzymanymi zgłoszeniami

§ 11. Zgłoszenia zewnętrzne naruszeń prawa po ich wpłynięciu do Burmistrza są wstępnie weryfikowane przez członków Zespołu. Wstępna weryfikacja polega na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Burmistrza, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

§ 12. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Burmistrza Kcyni,  organ przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. W takim przypadku Burmistrz Kcyni poinformuje o tym sygnalistę.

§ 13. 1. Jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa Burmistrz Kcyni odstąpi od przekazania zgłoszenia zewnętrznego oraz poinformuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.

2. Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, Burmistrz Kcyni może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Burmistrz pouczy sygnalistę, iż przekazanie informacji, nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania.

§ 14. Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Burmistrza, Burmistrz rozpatruje zgłoszenie i podejmie dalsze kroki w celu zbadania sprawy i podjęcia działań następczych. W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego Burmistrz może przekazać zgłoszenie:

a) jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;

b) innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

§ 15. W przypadku przyjęcia zgłoszenia Burmistrz potwierdza przyjęcie na podany przez Sygnalistę adres kontaktowy. Informacje przekazuje się nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, chyba, że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo Burmistrz ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.

§ 16. W ramach postępowania, Burmistrz może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, Burmistrz odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

§ 17. Burmistrz – jeżeli przewidują to przepisy odrębne, bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki.

§ 18. Burmistrz może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Burmistrz informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty. W przypadku nie podjęcia działań następczych w sytuacji opisanej powyżej Burmistrz odnotowuje ten fakt wraz z uzasadnieniem w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

§ 19. Burmistrz przekaże sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

§ 20. Burmistrz Kcyni informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

Rozdział 8.
Rejestr zgłoszeń zewnętrznych

§ 21. 1. Zgłoszenia, o których mowa w § 8, rejestrowane są przez inspektora ds. kadr. 

2. Rejestr zgłoszeń prowadzony jest w sposób wyłączający możliwość dostępu do niego osób innych niż nieupoważnionych.

Rozdział 9.
Przepisy końcowe

§ 22. Zgłoszenia niespełniające wymogów określonych Procedurą, wykraczające poza zakres przedmiotowy oraz przekazane poza wyznaczonymi kanałami  nie będą podlegały rozpatrywaniu.

      § 23. 1. Zgodnie z art. 56 ustawy o ochronie sygnalistów, osoba która wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

      2. Zgodnie z art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów, osoba dokonująca zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

§ 24. Zarządzenie podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy Kcynia.

§ 25. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 25 grudnia 2024 roku.

Burmistrz Kcyni

Mateusz Stachowiak

Załączniki do zarządzenia

DOCX278.2024.docx (39,29KB)