Referat Organizacyjny i Obsługi Mieszkańców

Do zadań Referatu Organizacyjnego i Obsługi Mieszkańców należy w szczególności:

1. Zadania w zakresie organizacji pracy Urzędu i biura Burmistrza:

1. prowadzenie obsługi administracyjnej i organizacyjnej stanowiska Burmistrza,
2. obsługa interesantów poprzez kompleksową informację dotyczącą spraw
   z zakresu działalności Gminy i działalności merytorycznej jednostek organizacyjnych,
3. prowadzenie spraw związanych z odbiorem i nadawaniem poczty Urzędu; wpływem korespondencji tradycyjnej i elektronicznej oraz odpowiednie jej rejestrowanie i przekazywanie na stanowiska merytoryczne,
4. prowadzenie obsługi administracyjnej jednostek pomocniczych Gminy poprzez wykonywanie czynności związanych z przygotowaniem wyborów organów tych jednostek; obsługę narad i zebrań zwoływanych przez organy Gminy w jednostkach,
5. prowadzenie spraw z zakresu zleceń dotyczących realizacji zadań z budżetu jednostek pomocniczych – przygotowanie i przechowywanie zleceń,
6. prowadzenie archiwum zakładowego oraz spraw związanych
   z przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej,
7. zapewnienie materialno - technicznych warunków pracy na stanowiskach Burmistrza, Rady Miejskiej i pracowników urzędu,
8. prowadzenie rejestrów: wydanych upoważnień i pełnomocnictw, pieczęci urzędowych, otrzymanych faktur, delegacji służbowych oraz przesyłek specjalnego rodzaju,
9. sporządzanie zbiorczej informacji o rozpatrywanych petycjach,
10. sporządzenie informacji o działaniach podejmowanych przez podmioty wykonujące działalność lobbingową.

2. Zadania w zakresie organizacji informatyzacji Urzędu:

1. administrowanie i zarządzanie systemem informatycznym Urzędu,
2. wdrażanie oprogramowania i systemów do informatycznej obsługi zadań Urzędu,
3. ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów,
4. zapewnienie bezpieczeństwa danych,
5. zapewnienie obsługi systemu elektronicznego sesji rady,

3. Zadania w zakresie organizacji spraw pracowniczych:

1. prowadzenie spraw związanych z nawiązaniem stosunku pracy,
2. prowadzenie dokumentacji pracowniczej, w tym obsługa spraw osób zatrudnionych dotyczących nagród, kar i awansów, spraw w zakresie szkoleń i doskonalenia zawodowego osób zatrudnionych, spraw związanych z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy,
3. obsługa spraw zatrudnionych pracowników w elektronicznym systemie kadrowo – płacowym,
4. organizacja staży i praktyk,
5. prowadzenie ewidencji umów cywilnoprawnych,
6. opracowanie przepisów wewnętrznych związanych z zatrudnieniem,

4. Zadania w zakresie organizacji spraw Rady Miejskiej:

1. obsługa kancelaryjno – techniczna Rady Miejskiej w Kcyni i Komisji Rady,
2. prowadzenie rejestru uchwał Rady Miejskiej w Kcyni, rejestru aktów prawa miejscowego, rejestru interpelacji,
3. prowadzenie spraw związanych z przesłaniem uchwał do publikatorów – zgodnie z wymogami przepisów prawa,
4. prowadzenie rejestru i obsługa spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi radnych,
5. organizacja procedury nadawania tytułu: Honorowy Obywatel Gminy Kcynia, Medalu Zasłużony dla Gminy Kcynia, Honorowy Sołtys,
6. przygotowanie procedury związanej z wyborem ławników sądowych,
7. opracowanie przepisów wewnętrznych związanych z pracą i funkcjonowaniem Rady Miejskiej,

5. Zadania w zakresie organizacji spraw obronnych, wojskowych i zarządzania kryzysowego:

1. organizowanie i prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem zadań ochrony ludności i obrony cywilnej,
2. prowadzenie spraw związanych z realizacją powszechnego obowiązku obrony oraz współdziałanie w tych sprawach z organami wojskowymi,
3. wydawanie decyzji w ramach świadczeń na rzecz obrony kraju,
4. opracowanie i aktualizacja planów ochrony ludności, planów obrony cywilnej i planów zarządzania kryzysowego,
5. organizacja i koordynacja spraw związanych z zarządzaniem kryzysowym,
6. współdziałanie w właściwymi podmiotami w zakresie bezpieczeństwa i porządku publicznego,

6. Zadania w zakresie organizacji kontroli wewnętrznej:

1. opracowanie planów obszarów poddawanych kontroli wewnętrznej,
2. prowadzenie kontroli finansowej w jednostkach organizacyjnych Gminy,
3. prowadzenie czynności pokontrolnych,
4. opracowanie regulaminu i przepisów wewnętrznych w zakresie działalności kontrolnej,

7. Zadania w zakresie prowadzenia spraw dowodów osobistych i ewidencji ludności:

1. przyjmowanie wniosków o wydanie dowodu osobistego oraz wydawanie wytworzonych dowodów osobistych,
2. przyjmowanie zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego oraz jego unieważnienie w przypadku zgłoszenia powyższych sytuacji,
3. występowanie do właściwego organu z informacją o konieczności sprostowania lub uzupełnienia błędu lub braku danych w Rejestrze Dowodów Osobistych,
4. prowadzenie spraw związanych z udostępnianiem danych z rejestru dowodów osobistych,
5. zasilanie danymi rejestru mieszkańców, prowadzonego w systemie teleinformatycznym,
6. prowadzenie rejestracji danych w rejestrze PESEL, prowadzonym w systemie teleinformatycznym, w zakresie zameldowania na pobyt stały lub czasowy,
7. prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zaświadczeń o zameldowaniu,
8. prowadzenie spraw w zakresie udostępniania danych z rejestru PESEL oraz rejestru mieszkańców,
9. współudział w wykonywaniu zadań związanych z wyborami do Parlamentu Europejskiego, na Prezydenta RP, do Sejmu i Senatu RP, do samorządu terytorialnego, referendami ogólnokrajowymi i lokalnymi,
10. prowadzenie i obsługa Punktu Potwierdzającego Profil Zaufany.

8. Obsługa techniczno – kancelaryjna Kcyńskiej Rady Seniorów.